Uobičajena je praksa da se prilikom započinjanja energetskog pregleda obavi i inicijalni radni sastanak na kojem se klijentu predstavljaju sve aktivnosti koje će se obavljati tijekom općeg ili detaljnog energetskog pregleda.
Ako se radi o općem energetskom pregledu upitnik za prikupljanje podataka o potrošnji energije i aktivnostima koje se obavljaju na lokaciji dostavlja se klijentu već na prvom sastanku, odmah nakon potpisivanja ugovora.
Također, u ovoj se fazi od klijenta traže i kopije svih računa za korištene energente i vodu u protekloj kalendarskoj godini te svim prošlim mjesecima tekuće godine. Ukoliko su dostupni predlaže se i analiza podataka o potrošnji energije za period od protekle 3 godine, no u tom slučaju potrebno je jasno utvrditi i sve uvjete u kojima se objekt tada nalazio, kao na primjer kretanje vanjske temperature i razina aktivnosti u objektu u analiziranom periodu i slično. U nekim je slučajevima, kad klijent ima više mjesta preuzimanja određenih energenata, poželjno od njega zatražiti suglasnost kako bi konzultant u njegovo ime izravno od dobavljača energije ili vode zatražio podatke o potrošnji. Na ovaj se način bitno ubrzava tijek energetskog pregleda te klijent ne gubi vrijeme na kopiranje veće količine računa.
Kad god je to moguće upitnik je potrebno klijentu dostaviti u elektroničkom formatu. Također, uz upitnik je potrebno dostaviti i upute za popunjavanje te podatke o osobi koja će biti dostupna klijentu te mu kroz telefonske ili e-mail konzultacije pomoći pri popunjavanju upitnika. Potrebno je naglasiti kako je odgovornost i zadatak konzultanta da prikupi sve potrebne informacije o načinima potrošnje energije i vode u analiziranom objektu te da upitnik predstavlja samo jedan od alata kako se dolazi do podataka. Naime, pogrešno je prebacivati odgovornost na klijenta za popunjavanje upitnika. Klijenta je potrebno podučiti i motivirati da što je moguće bolje popuni dostavljeni upitnik dok na konzultantu leži odgovornost da uoči i ispravi sve eventualne nepravilnosti. Ukoliko je to moguće od klijenta je potrebno zatražiti dostavljanje popunjenog upitnika u elektroničkom formatu. Na ovaj se način bitno ubrzava komunikacija te se štede resursi jer nema nepotrebnog gomilanja papira.
U nastavku su navedene sve informacije koje bi konzultant koji provodi opći energetski pregled morao imati nakon što je u suradnji s klijentom došao do svih podataka traženih kroz upitnik. U slučaju provedbe detaljnog energetskog pregleda prikupljeni set podataka je nešto drugačiji jer su poznati rezultati općeg energetskog pregleda te se konzultant koncentrira samo na informacije nužne za detaljnu analizu.
Informacije koje bi konzultant morao imati nakon što je u suradnji s klijentom došao do svih podataka traženih kroz upitnik – opći energetski pregled
- Podaci o potrošnji energije i vode po mjesecima minimalno za prethodnu kalendarsku godinu te protekle mjesece tekuće godine (opcionalno za 3 godine ali uz uvjet da su dostupni podaci o korištenju objekta u tom periodu)
- Podaci o aktivnostima koje se odvijaju u objektu po mjesecima u prethodnoj kalendarskoj godini te proteklim mjesecima tekuće godine
- Popis glavnih potrošača energije s naznakom njihovog vremena rada
- Sheme razvoda instalacija (ukoliko postoje)
- Nacrt ili skica lokacije i objekata (ukoliko postoje)
- Građevinski i arhitektonski podaci o objektima
- Podaci o ugrađenim uređajima za mjerenje potrošnje energije i vode
- Podaci o načinima i procedurama upravljanja sustavima i gospodarenja energijom i vodom u objektu
- Podaci o načinu održavanja samog objekta i svih tehničkih sustava u objektu
- Eventualni specifični komentari tehničkog osoblja koje vodi objekt
